Tarptautinio renginio organizavimas — sudėtinga užduotis, kurioje smulkmenos dažnai nulemia bendrą rezultatą. Vertimo paslaugos šiame procese yra vienas iš tų aspektų, kurių užmirštumas ar netinkamas planavimas gali sugadinti net puikiai parengtą turinį. Patyrę projektų vadovai turi savo tikrintus kontrolinius sąrašus. Toliau pateikiama esminių punktų rinktinė, kurią verta pereiti prieš kiekvieną didesnį renginį.
Šešios savaitės iki renginio: pasirinkimas ir užsakymas
Pirmasis žingsnis — kalbų derinio nustatymas. Kiek kalbų bus naudojama renginyje? Iš kurių į kurias bus verčiama? Pavyzdžiui, anglų–lietuvių pora yra paprastas atvejis. Anglų–lietuvių–rusų–lenkų derinys jau reikalauja keturių vertėjų komandos arba ilgesnio paruošimo laiko. Kiekviena papildoma kalba didina kompleksiškumą.
Šiuo etapu užsakomos profesionalios vertimų žodžiu paslaugos, nes geri vertėjai planuojami iš anksto. Sinchroninio vertimo specialistai, dirbantys su retesnėmis kalbų poromis, kartais užimti net pusmetį į priekį. Vėlyvas užsakymas dažnai reiškia, kad lieka tik antrosios eilės pasirinkimai arba tenka mokėti skubaus užsakymo priemoką.
Keturios savaitės iki renginio: dokumentų pasiruošimas
Geras vertėjas niekada neateina į renginį be pasiruošimo. Maždaug mėnesį prieš datą reikia pateikti vertėjams visą prieinamą medžiagą:
- pranešimų santraukos arba pilni tekstai;
- kalbėtojų biografijos;
- specifinės terminologijos žodynas, jei renginys techninio profilio;
- ankstesnių panašių renginių medžiaga, jei tokia yra;
- renginio darbotvarkė su tiksliais laikais.
Šie dokumentai yra ne formalumas, o pamatas kokybiškam vertimui. Specialistas, kuris turi kelias dienas susipažinti su medicinos konferencijos terminija, dirbs visiškai kitokiu lygiu nei tas, kuris pirmąkart girdi pranešimą realiu laiku. Statistika rodo, kad gerai pasirengusio vertėjo tikslumo lygis pasiekia devyniasdešimt šešis–devyniasdešimt aštuonis procentus, o nepasirengusio krenta iki septyniasdešimt aštuonių.
Dvi savaitės iki renginio: technika ir vieta
Sinchroninis vertimas reikalauja specifinės technikos. Vertėjų kabinos turi atitikti ISO 4043 standartą — tai apima tinkamą garso izoliaciją, ventiliaciją, apšvietimą ir ergonomines sąlygas. Prastos kokybės kabinose vertėjai išsisemia greičiau, jų darbo kokybė krenta. Renginiai, kurie tausoja išlaidas šioje srityje, dažnai sulaukia neigiamų atsiliepimų iš dalyvių dėl prastos vertimo kokybės.
Patyrę projektų vadovai prieš renginį atlieka techninę patikrą — testuoja mikrofonus, ausines, kabinos garso izoliaciją, paskirstymo sistemą salėje. Šis žingsnis ypač svarbus pirmoje renginio vietoje arba dirbant su nauja įranga. Klausytojų ausinių baterijų patikrinimas, atsarginių vienetų pasirengimas — kasdienės smulkmenos, kurios dideliame renginyje gali tapti rimta problema.
Dvi dienos iki renginio: vertėjų brifingas
Profesionalūs renginių organizatoriai surengia trumpą susitikimą su vertėjais prieš renginį. Šio brifingo tikslas — aptarti paskutines detales: kalbėtojų charakterių ypatybes, pranešimų akcentus, pertraukų laiką, neformalius momentus, kuriuose vertimas gali būti supaprastintas.
Brifingo metu taip pat aptariamos krizinės situacijos. Kas, jei kalbėtojas pradeda kalbėti per greitai? Kas, jei pasitaiko techninis trikdys? Kas, jei dalyvis užduoda klausimą iš salės nepatekdamas į mikrofoną? Šie scenarijai turi būti aptarti iš anksto, kad vertėjai galėtų reaguoti automatiškai, neuždelsdami viso renginio.
Renginio diena: koordinacija ir komunikacija
Renginio dieną svarbiausia — aiški komunikacija tarp organizatorių ir vertėjų komandos. Kontaktinis asmuo, kuris gali greitai atsakyti į klausimus, yra būtinas. Jeigu kalbėtojas keičiasi paskutinę minutę, jeigu kalba pasirodo neplanuota, jeigu dalyvių skaičius didesnis nei tikėtasi — vertėjai turi būti informuoti kuo greičiau.
Pertraukų laikas yra atskira tema. Sinchroninio vertimo komanda dirba pamainomis, todėl pertraukos turi būti reglamentuotos. Dažna klaida — bandyti „sutrumpinti pertrauką penkiomis minutėmis, kad pasivytume grafiką“. Vertėjams ši smulkmena pavojinga, nes jų darbo kokybė tiesiogiai priklauso nuo poilsio.
Po renginio: atsiliepimai ir tobulinimas
Kokybiški renginių organizatoriai po kiekvieno renginio renka atsiliepimus iš dalyvių apie vertimo kokybę. Šie duomenys yra vertingi keliais aspektais. Pirma, jie leidžia įvertinti konkrečios vertimų komandos darbą. Antra, jie atskleidžia sisteminius trūkumus, kurių pats organizatorius galbūt nepastebėjo. Trečia, jie tampa pagrindu būsimoms partnerystėms.
Bendradarbiavimas su patikimu partneriu, tokiu kaip vertimų biuras Vilniuje, suteikia organizatoriams konsultacijas dėl visų aukščiau išvardytų aspektų — nuo kalbų derinio pasirinkimo iki techninių specifikacijų. Tokie biurai dažnai turi savo tikrintus kontrolinius sąrašus ir gali pasidalinti patirtimi, kuri ateina iš dešimčių anksčiau aptarnautų renginių.
Galutinė pastaba
Vertimo kokybė renginyje yra dažnai nematomas, bet labai juntamas elementas. Kai jis veikia gerai, niekas nepastebi. Kai jis šlubuoja, visi pastebi. Šis kontrolinis sąrašas — vienas iš būdų užtikrinti, kad pirmasis variantas būtų įgyvendintas.
