Nuolat augančiame skaitmeniniame pasaulyje, kur informacijos srautai teka be sustojimo, vis dažniau iškyla naujas iššūkis – skaitmeninė netvarka. Tai ne tik perpildyta el. pašto dėžutė ar chaotiškai pavadinti dokumentai kompiuterio darbalaukyje. Tai ir failų kopijų gausa, ir nežinojimas, kuri versija yra naujausia, ir paprastas jausmas, kad skaitmeninėje erdvėje karaliauja chaosas. Nors tokia netvarka nematoma kaip netvarkingas stalas – ji tyliai griauna darbo efektyvumą.
Apie šią problemą ir sprendimo galimybes pasikalbėjome su skaitmeninės darbo vietos efektyvumo konsultantu p. Mantu.
Kaip skaitmeninė netvarka žlugdo darbą
Skaitmeninė netvarka turi daug formų, ir kiekviena jų tiesiogiai kenkia produktyvumui. „Pirmiausia, tai laiko švaistymas,“ – sako p. Mantas. „Darbuotojai dažnai gaišta minutes ar net valandas ieškodami reikiamo dokumento, kuris gali būti išsaugotas bet kur – asmeniniame kompiuteryje, debesyje, el. pašte ar senoje bylose“. Tyrimai rodo, kad darbuotojai praranda iki 20–30 % savo darbo laiko vien ieškodami informacijos. Per savaitę tai – kelios valandos, per mėnesį – dešimtys produktyvių valandų.
Antra, skaitmeninis chaosas kelia stresą. Kai darbuotojai nežino, kur rasti svarbius failus, kai jie dvejoja, ar naudoja naujausią dokumento versiją, ar baiminasi, kad informacija gali būti prarasta – visa tai kelia įtampą. „Tokia situacija ne tik mažina motyvaciją, bet ilgainiui gali vesti prie perdegimo,“ – pažymi konsultantas. Be to, tyrimai rodo, kad po skaitmeninės erdvės sutvarkymo daugiau nei 60 % darbuotojų jaučia sumažėjusį stresą ir didesnį pasitenkinimą darbu.
Trečia, netvarka gali kainuoti brangiai – klaidos, sprendimai, paremti netiksliais ar pasenusiais duomenimis, praleistos galimybės ir pavėluoti veiksmai gali turėti rimtų pasekmių. „Kai dokumentai nėra tvarkomi ir nėra vienos prieigos vietos, padidėja tikimybė, kad kažkas bus pamiršta ar padaryta neteisingai,“ – sako p. Mantas. O tai reiškia ne tik prarastą laiką, bet ir galimus finansinius bei reputacijos nuostolius.
Kaip DVS padeda įvesti skaitmeninę tvarką?
Dokumentų valdymo sistema (DVS) – tai ne tik priemonė failams saugoti. Tai įrankis, kuris gali padėti įmonėms atkurti kontrolę ir organizuotumą skaitmeninėje erdvėje.
„Pirmas ir svarbiausias DVS pranašumas – centralizuota dokumentų saugykla,“ – aiškina p. Mantas. Visi įmonės dokumentai nuo sutarčių iki ataskaitų yra laikomi vienoje vietoje, kur jie tvarkingai suarchyvuoti, indeksuoti ir lengvai surandami. Paieškos funkcijos leidžia rasti reikiamą informaciją pagal raktinius žodžius, dokumento turinį ar metaduomenis. Tai gali sutaupyti net iki 80 % laiko, kuris anksčiau buvo švaistomas ieškojimams.
Versijų kontrolė ir bendradarbiavimas realiuoju laiku
Viena didžiausių skaitmeninės netvarkos problemų – kelių to paties dokumento versijų buvimas. DVS automatiškai seka versijų istoriją, leidžia visada dirbti su naujausia redakcija ir prireikus – atkurti ankstesnę. Be to, keli darbuotojai gali dirbti su tuo pačiu dokumentu vienu metu, matyti vieni kitų komentarus ir pakeitimus. „Tai ne tik padidina tikslumą, bet ir supaprastina komandų darbą,“ – sako konsultantas.
Automatizuoti procesai – mažiau rankinio darbo
DVS leidžia automatizuoti kasdienes užduotis: dokumentų pasirašymą, patvirtinimą, platinimą, archyvavimą. Tai ypač aktualu tais atvejais, kai dokumentų srautai dideli, o komanda – nedidelė. Automatizavus procesus – sutaupomos ne tik valandos, bet ir sumažinamos žmogiškųjų klaidų rizikos. „Mažiau pasikartojančių veiksmų – daugiau laiko tikram darbui,“ – pabrėžia p. Mantas.
Duomenų saugumas ir atitiktis reikalavimams
Skaitmeninis chaosas dažnai reiškia ir saugumo spragas. DVS priešingai – įveda tvarką. Visa tai registruojama ir kontroliuojama. „DVS užtikrina, kad dokumentai būtų apsaugoti per šifravimą, prieigos kontrolę ir atsarginių kopijų sistemą,“ – sako ekspertas. Tai ypač svarbu dirbant su konfidencialia informacija ar laikantis GDPR reikalavimų.
